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东本储运自动化结算管理:多种结算方式下的物流自动化结算管理

2016-09-28 01:33:07作者:欧阳飘飘来源:
一、企业简介 武汉东本储运有限公司是由中国东风汽车工业进出口有限公司,日本株式会社本田运输有限公司,本田技研(中国)投资有限公司及上海神越实业有限公司共同组建的一家专业第三方汽车物流公司,主要为东风本田汽车有限公司提供全程物流服务,业务范围涵盖汽车制造整个供应链,管理各类运输车辆4000辆,2012-2015年公司连续4年实现销售额超过10亿元。 公司主要业务包括入厂物流、厂内物流、整车物流和备件物流,此外还承接容器返还业务。自成立之初,公司就不断加大在信息化方面的投入,截止2015年底,公司累计完成了数千万元的信息化投入,信息化管理涵盖公司95%以上的业务,并取得了丰硕的成果。2012年 7月,公司被中国物流与采购联合会评为;AAAA物流企业;;2015年公司连续第9年获得;汽车物流创新奖;;2012年至2015年,申报项目2次被评选为;科技进步奖二等奖;,2次被评选为;科技进步奖三等奖;。2012-2015年公司连续四年被评选为; 湖北省物流企业30强;。2015年4月,被武汉市人民政府办公厅评选为;武汉市首批服务业重点行业领军企业;。 二、实施信息化之前存在的主要问题 物流企业的一切活动最终体现为经济活动,按照现代经济管理的理论,所有经济活动必然要求进行经济核算、成本计算、费用控制和经济效益业绩考核。由于企业的物流活动包括运输、储存、装卸、搬运、包装、流通加工、配送和信息处理等多个环节,决定了物流企业会计核算分为多个环节:运输环节核算、储存环节核算、装卸搬运环节核算、包装环节核算、流通加工环节核算和配送环节核算。核算工作是业务结算的前置环节。 东本储运作为专业的第三方汽车物流企业,根据主营业务划分的各个板块,将主营业务成本分为运输成本、仓储成本、劳务成本三大块,其中运输成本包括零部件调达运输、零部件配送运输、整车运输、备件运输。业务结算工作直接与公司运营成本挂钩,至关重要。在东本储运未实施自动化结算管理之前,存在的问题如下: (1)业务成本核算工作量大 运输实绩和运输成本的核算是整个成本核算中工作量最大最复杂的一项工作。早期,在东本储运信息系统覆盖面不广,系统功能不够完善时,各个板块的运输任务核对工作完全依靠人工:业务部门安排专人汇总运输量,承运商邮件确认,业务部门根据价格核算成本,财务部门再次核算成本,录入财务系统生成结算凭证。根据历史统计,零部件调达运输约25000次/月,零部件中转运输趟次约27000次/月,仅靠人工核对,耗时耗力,且存在核对错误风险。 (2)业务成本结算效率低 运输实绩需要承运商多次邮件往返确认无误,运输成本核算需要财务部门再次确认,生成结算凭证需要人工导入财务系统,这一系列工作一般都在月底或月初才展开,工作量堆积且人工操作,使得结算效率非常低。 (3)存在管理漏洞 运输实绩核对、运输费用核算、承运商确认、财务校验,这一系列工作都由人工完成。其中最基础的运输实绩核对工作是整个运输成本核算的基础,直接与资金流出挂钩,至关重要,而人工核对很可能存在故意造假或无意错误,这样的管理漏洞是企业自身必须要严加控制和防范的。 (4)信息流通不畅 结算信息在东本储运与承运商之间,业务部门与财务部门之间,均通过邮件和电话形式传递,信息流通不畅,传达效率极低。且各个业务系统与财务系统之间信息完全独立,使得财务数据缺少业务实绩的支撑,对财务和业务工作均非常不利。 三、信息化实施中遇到的主要困难与解决措施以及信息化建设的组织、推进和深入 (一)信息化实施中遇到的主要困难与解决措施 (1)各个业务系统的结算功能整合困难 零部件调达运输、零部件配送运输、整车运输、备件运输是运输业务结算的主要内容,作为不同的物流板块,其计费方式各不相同,有按运输趟次、台班、路线+单件(商品车)、人工、订单行数、包装件数等各种计费单位,甚至部分业务仅以计划号为单位进行计费。各个业务系统需整合一致,确保财务系统以相同方式接收到数据,而业务结算的整合,涉及到合同签订方式、业务管理模式等多方面整合,以及和多家承运商的协调,整合过程较长,且困难较多。 (2)财务系统与业务系统的结算数据自动传递 各个业务系统的系统架构有区别,数据库平台均不同,各个业务系统在统一结算数据传递的格式后,需要实现自动化传递,完全依靠对财务系统功能二次开发是很有难度的,对此我司考虑外购成熟中间件产品,并通过适当配置来实现。 (二)信息化实施步骤 项目建设划分为四个阶段: (1)第一阶段:2014年1月,项目需求调研及立项,为期1个月。 (2)第二阶段:2014年2月-2015年4月,业务部门的业务整合和业务系统功能调整,财务系统功能调整,需求细化及确认,业务流程设计,系统架构设计,系统流程设计及确认,这项工作难度较大,跨度较长,为期14个月。 (3)第三阶段:2015年4月-5月,中间件配置和测试,为期2个月。 (4)第四阶段:2015年6月-7月,系统联调、用户测试、用户培训、系统试运行环境部署,为期2个月。 (5)第五阶段:2015年8月-12月,系统试运行,为期4个月。 整个项目建设期限为23个月,按项目推进计划,分期建设,逐步到位。 (三)功能简介 自动化结算管理,以实现四大业务领域运输和仓储成本自动结算为目标,通过引入中间件实现财务系统与四大业务系统的数据自动传输,并从业务系统中可查看结算结果,跟踪结算异常,为准确高效核算财务成本提供了业务信息支撑。系统的功能架构如下图所示。 其中ILMS(入厂物流)、PLMS(厂内物流)、SLMS(整车物流)、ASLMS(备件物流)、财务系统为五个各自独立、分布运行的业务系统,ILMS、PLMS、SLMS和ASLMS为关键业务系统,需实时提供共享数据给财务系统,财务系统需将接受共享数据并将处理结果反馈给业务系统。系统之间彼此独立,形成信息孤岛,无法实现信息交换和共享。 传统的点对点集成应用模式,是在已有系统之间建立点对点连接。这种方案由于每两个节点之间都要有连接,随着应用的增加,连接数量成倍增长,导致集成的工作量庞大,维护代价昂贵,网络负载随之增大,错误率也随之增加,更重要的是,节点间缺乏必要的协同能力,也不利于整个应用系统的扩充。 东本储运引入基于SOA(Service Oriented Architecture,缩写SOA)架构的应用集成模式,即面向服务的体系架构,在完成服务的接入,服务间的通信和交互基础上,还提供安全性、可靠性、高性能的服务能力保障,消除应用系统点对点集成瓶颈,降低集成开发难度,提高复用,增进系统开发和运行效率,便于业务系统灵活重构,快速适应业务及流程变化需要。 详细功能介绍略。 四、信息化主要效益分析与评估 (一)信息化实施前后的效益指标对比分析 (1)运输实绩核对效率提高 在推进自动化结算过程中,ILMS入厂物流系统实现对运输任务运单化管理,通过PDA扫描记录运输实绩,并根据结算周期自动生成月度报表,减少人工干预。业务核对人员只需要处理个别异常情况,核对时间从24H/月降低到5H/月,核对效率大大提高。 (2)承运商确认效率提高 系统导入前,业务部门通过邮件和电话形式与承运商确认每月运输实绩和费用;导入后,承运商能随时登录系统查看运输实绩进行每日核对,减少核对工作量积压,提高了确认效率。 (3)财务核算成本效率提高 系统导入前,财务核算员根据业务部门提出的结算申请,查看电子版业务明细,过程复杂耗时;导入后,通过在系统自动生成结算凭证后,可在各个业务系统中查看业务明细,快捷方便,且数据均已经过审核确认,效率大大提高。 (4)结算准确度提高 系统导入前,运输实绩核对、运输费用计算、承运商确认和财务核算均由人工完成,难免存在人工失误;导入后,价格审核、费用核算、凭证生成均由系统自动完成,结算准确度大大提高。 (5)缩短开发周期 中间件技术引入,消除应用系统点对点集成瓶颈,应用开发工作量极少,实现难度大大降低,开发周期随之大幅缩短。 (二)信息化实施对企业业务流程改造与竞争模式的影响 自动化结算系统的实施给企业运作带来了巨大影响: (1)业务整合度高 在推行自动化结算过程中,各个业务板块花费较大精力进行业务梳理,互相借鉴,取长补短,无论是业务管理模式还是财务结算模式,都得到整合并大体趋于一致,确保自动传递给财务系统结算的数据的准确度和可信度。业务整合度高为系统功能完善提供了切实可行基础,也提高了业务部门管理效率和管理水平。 (2)信息化水平高 在公司不断推行信息化的过程中,不仅是业务管理模式得到高度整合,信息化触角也逐渐渗透到财务管理与业务的融合。自动化结算功能,能高效传递业务实绩信息、承运商确认信息、各级审批信息、结算明细和凭证信息,提高了信息传递效率,公司整体信息化水平更高。 (三)信息化实施对提高企业核心竞争力作用 东本储运通过实施自动化结算管理系统,实现各个业务系统与财务系统结算数据的无缝连接。系统导入后,财务核算有更完整更集中的业务数据支撑,业务系统能第一时间获取财务结算信息,大大提高了数据传递效率,提升了信息共享度,更赢得了下游承运商公司的长久信赖,稳定了合作关系。 五、信息化过程中的主要体会、经验、教训 我司已在业务领域建立入厂物流管理系统、厂内物流管理系统、容器管理系统、备件物流管理系统等信息系统。随着财务系统的升级完善,成功实施了自动化结算管理。回顾自动化结算管理功能的建设过程,主要的经验体会有以下几点: (1)信息化建设的过程有其内在的先后顺序 自动化结算得以成功实施,很大程度上依赖于各个业务系统中业务整合和结算流程梳理,特别是零部件运输领域不同承运商不同线路结算方式的统一,武汉地区与远方地区的运输任务分配方式的统一等。只有在业务高度整合的基础上,才能顺利过渡到自动化结算。信息化建设过程常常分为不同阶段和环节,不同阶段和环节之间既相辅相成,又相对独立,需要进行完备的信息化建设规划,确定先后顺序,并按步实施,才能确保最终目标达成。 (2)创新思维攻克技术难题 实现各个业务系统向财务系统自动传递结算数据,是自动化结算功能实现的一个技术难点。最初,拟通过开发系统接口来实现。但接口开发是点对点的,开发成本高,耗时长,且柔性差。对此,经过大量资料查阅以及技术咨询,确定可以通过购买成熟的中间件产品,并进行个性化配置,实现不同系统不同平台间数据共享。中间件技术,采用统一的技术框架实现了各孤立系统及业务节点间的集成,不仅解决了自动化结算项目中的问题,并为未来集成新的业务系统建立了良好的体系结构。 六、项目的应用推广意义 财务成本核算作为一个企业的核心,成本核算信息的收集工作、成本核算过程的准确性和及时性显得尤为重要。我司实施的自动化结算管理,能通过与业务系统关联,传递业务结算信息(运输成本和仓储成本),自动生成结算凭证及时结算,且业务明细均能在系统中完成审批,做到有据可查,为财务结算提供完备的数据支撑。该功能已在东本储运得到有效的应用实践,对同性质企业及同类型应用场景具有借鉴意义和推广价值。

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